Når der opstår akutte tragedier som dødsfald, sygdom eller ulykker, arbejder Weekendkolonierne efter konkrete handleplaner, hvor der på forhånd er taget stilling til ansvarsfordeling, rollefordeling og arbejdsopgaver i store træk. Det er vigtigt for en organisation at have et fagligt redskab til at håndtere et barn, der står midt i sorg eller krise. Erfaring viser, at det er en stor støtte for professionelle at have handleplaner, der er et fælles fundament i svære og kaotiske situationer, så den voksne kan være nærværende i sin hjælp til og omsorg for barnet.